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La numérisation des documents professionnels permet de mieux sécuriser les données d’une entreprise. Les fichiers numérisés sont sauvegardés dans un espace de stockage centralisé, facilitant une organisation numérique intuitive. Cette opération est aujourd’hui simplifiée par l’existence de plusieurs solutions technologiques. Il est cependant important de s’intéresser au cadre juridique encadrant la numérisation des documents.

Quels documents faut-il numériser en entreprise ?

La dématérialisation des documents concerne principalement les éléments sortants : contrats, factures, bilan comptable et données RH. Il s’agit de fichiers importants qui évitent à l’entreprise de perdre des informations à l’avènement d’un sinistre. La démarche est aujourd’hui facilitée par l’utilisation d’appareils numériques pour établir les documents professionnels.

Il est également recommandé de numériser les documents entrants pour des soucis de traçabilité. L’opération concerne donc aussi bien les données sortantes celles entrantes. Ainsi, le papier sera progressivement remplacé par les fichiers dématérialisés. Existe-t-il une limite à la dématérialisation des documents ?

Les normes légales à prendre en compte

Pour réussir sa transition numérique, une entreprise doit prendre en compte plusieurs normes légales prévues à cet effet. La législation Européenne dite eIDAs rejette la validité d’un fichier numérique lorsque le destinataire n’est pas en mesure de le lire. Le document doit également comporter un cachet électronique comme preuve de son origine et de son intégrité.

Par ailleurs, la dématérialisation de certains documents soumis à des conditions droits d’auteur nécessite l’aval de l’ayant droit. Ainsi, selon votre domaine d’activité, vous pouvez manipuler des documents concernés par l’exception de droit d’auteur. Il est tout de même nécessaire d’obtenir une autorisation.

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